핵심 요약
주식회사가 본점을 옮기면 실제 이전일부터 2주 이내에 본점 이전등기를 신청합니다. 정관 변경이 필요한지 판단하고, 회사의 이사 수·자본금에 맞는 결정서나 의사록을 준비한 뒤 인터넷등기소 전자신청 또는 등기소 방문 신청으로 접수합니다.
- 이사 수 기준: 5명이 아니라 3명 이상인지가 중요한 구분입니다.
- 자본금 기준: 10억 원 미만이면 이사를 1~2명만 둘 수 있고, 주주 전원의 서면동의로 주주총회 결의를 대신할 수 있습니다. 정확히 10억 원인 회사는 이 특례에 포함되지 않습니다.
- 접수 후: 등기 완료에 이어 사업자등록과 보유한 건설업·나무병원 등록의 주소도 바꿉니다. 각 변경신고의 기한은 별도로 적용됩니다.
아래는 일반적인 국내 주식회사 기준입니다. 유한회사 등 다른 회사 형태에는 그대로 적용하지 않습니다.
1. 정관 변경과 관할 변경은 따로 구분합니다
정관의 ‘본점의 소재지’ 조항에 적힌 범위를 봅니다. 예를 들어 ‘서울특별시에 둔다’고 되어 있다면 서울 안에서의 이전은 이 조항을 바꿀 필요가 없지만, 서울에서 성남으로 옮기면 정관을 변경해야 합니다. 정관에 상세 주소까지 적었다면 그 주소를 바꾸는 이전에도 정관 변경이 필요합니다.
정관 변경 여부와 등기소 관할이 달라지는지는 별개의 문제입니다. 관할은 부동산등기가 아닌 법인·상업등기 담당 등기소를 기준으로 구분합니다.
- 관할 내 이전: 기존과 새 주소의 관할 등기소가 같습니다. 해당 등기소에 신청합니다.
- 관할 외 이전: 관할이 다릅니다. 현행법상 종전 본점 또는 새 본점 관할 등기소 중 한 곳에 신청할 수 있습니다. 상업등기법 제55조
새 사무실을 계약할 때는 건축물 용도와 보유 업종의 사무실 등록기준을 함께 살핍니다. 임대차계약서는 사무실 확보와 이후 사업자등록·면허 주소 변경에 사용하는 자료입니다.
2. 이사 수·자본금에 따라 준비할 결의서류
자본금 10억 원 미만, 이사 1~2명
이사회가 없는 회사이므로 대표권 있는 이사가 구체적인 이전 주소와 이전일을 결정하고 본점이전결정서를 작성합니다. 정관에 따라 대표이사를 정했다면 그 대표이사가 결정합니다. 이사가 2명이라는 이유만으로 항상 두 사람 전원의 동의가 필요한 것은 아닙니다. 결정 권한을 보여 주는 정관도 준비합니다.
자본금 10억 원 미만, 이사 3명 이상
이사회에서 구체적인 주소와 이전일을 결의하고, 등기에 제출할 이사회 의사록은 공증인의 인증을 받습니다. 원칙적으로 이사 과반수가 출석하고 출석이사 과반수가 찬성해야 하며, 정관에서 정족수를 높였다면 그 기준을 따릅니다. 이사가 5명 이상인 회사도 이 구분에 해당합니다.
자본금 10억 원 이상
이사를 3명 이상 두어야 하므로 기본적으로 이사회 결의와 공증받은 이사회 의사록을 준비합니다. 아래의 ‘10억 원 미만 회사의 주주 전원 서면동의’ 특례는 이용할 수 없습니다.
위 설명은 정관에 본점 이전을 주주총회에서 결정하도록 정한 별도 규정이 없는 경우입니다. 공동대표이거나 정관에 특별한 결의 조항이 있다면 정관과 현재 등기사항증명서를 제시해 등기소나 법무사에게 문의하는 것이 더 정확합니다. 상법 제383조 · 법원 본점 이전 안내
정관까지 바꾸는 이전이라면 추가할 서류
정관의 소재지 범위를 벗어나면 주주총회 특별결의로 정관을 변경합니다. 원칙적으로 출석 주주의 의결권 3분의 2 이상이면서 발행주식총수 3분의 1 이상의 찬성이 필요합니다.
- 주주총회를 실제 개최하는 경우: 정관 변경 내용이 담긴 공증받은 주주총회 의사록과 변경 정관을 준비합니다.
- 자본금 10억 원 미만이고 주주 전원이 변경안에 서면동의하는 경우: 주주총회 개최 대신 주주 전원의 서면동의서와 변경 정관을 준비할 수 있습니다. 서면 신청에서는 각 주주가 신고한 인감을 날인한 동의서, 각 주주의 인감증명서, 당시 대표자가 등기소에 신고한 인감을 날인한 주주명부를 갖춥니다. 법원행정처 회신 수록 자료
정관 변경과 구체적인 주소·이전일 결정은 구분합니다. 주주 전원 서면동의로 정관을 바꿨더라도, 정관에 이전을 주주총회에서 결정하도록 정한 규정이 없다면 이사 3명 이상인 회사는 구체적인 이전을 정하는 이사회 결의가 별도로 필요합니다.
‘자본금 10억 원 미만이면 의사록 공증이 모두 면제된다’는 설명은 맞지 않습니다. 자본금을 이유로 한 공증 면제는 발기설립 때의 특례입니다. 본점 이전을 위해 실제 개최한 주주총회·이사회의 의사록은 공증 대상이며, 앞서 설명한 적법한 서면동의나 대표권 있는 이사의 결정서와 구분합니다. 상법 제363조 · 공증인법 제66조의2
3. 공통으로 준비할 신청 자료
- 본점 이전등기 신청서: 상호·등기번호, 종전 본점, 새 본점의 상세 주소, 실제 이전일을 적습니다.
- 결정·결의 자료와 정관: 위 회사 조건에 맞는 결정서 또는 공증받은 의사록을 준비합니다. 정관을 변경하면 그 결의를 증명하는 서류도 추가합니다.
- 등록면허세 납부정보·영수필확인서: 등록면허세와 이에 따른 지방교육세를 납부합니다.
- 등기신청수수료 납부정보·영수필확인서: 지방세와 별도로 법원에 내는 수수료입니다.
- 대리 신청 시 위임장: 신청 방식에 맞는 위임서류를 추가합니다.
현재 공식 서식은 관할 내 본점 이전 신청서(HWP)와 관할 외 본점 이전 신청서(HWP)로 나뉩니다. 양식의 첨부서류 칸에는 회사에 실제 적용되는 자료를 적습니다.
4. 인터넷등기소에서 전자신청하는 경우
전자증명서 신청은 이쪽에서 → 인터넷등기소 이용 글
이미 등기된 대표자가 직접 전자신청하는 경우를 기준으로 합니다. 전자증명서가 없다면 위 글의 등기소 방문 신청 → 온라인 발급·이용등록 → OTP 준비를 먼저 진행합니다. 전자증명서를 갖춘 뒤에는 본점 이전 신청을 온라인으로 제출할 수 있습니다.
- 인터넷등기소의 신청 → 법인 → 법인등기 신청 → 신청서 작성/제출로 들어갑니다.
- 전자신청을 선택하고 대상 법인, 본점 이전 내용, 관할 구분, 새 주소와 실제 이전일을 입력합니다.
- 등록면허세와 등기신청수수료의 납부정보를 연결하고, 회사 조건에 맞는 첨부정보를 준비합니다.
- 신청서와 첨부정보에 필요한 전자서명을 마칩니다. 의사록은 전자공증 등 전자신청에서 인정하는 방식으로 제공하고, 서류 작성자에게 요구되는 인증·서명 절차도 진행합니다.
- 최종 제출 후 접수번호를 받아 보관하고, 신청사건 조회에서 보정 여부와 처리 결과를 봅니다.
대표자의 전자증명서만으로 모든 첨부서류의 서명이 해결되는 것은 아닙니다. 일반 신청인이 종이 의사록과 인감증명서를 스캔해 올리는 것만으로 전자신청 요건을 충족하지는 않습니다. 전자서명·전자공증을 준비하기 어렵다면 아래의 서면 방문 방식으로 신청할 수 있습니다. 법인등기 전자신청 지침
5. 등기소를 방문해 신청하는 경우
- 위 공식 서식을 작성하거나 인터넷등기소의 전자표준양식(e-Form)으로 작성해 출력합니다.
- 신청서에 필요한 날인을 하고, 회사 조건에 맞는 결정서·의사록·정관과 납부증빙을 갖춥니다. 주주 전원 서면동의를 이용했다면 해당 동의서·인감증명서·주주명부도 함께 준비합니다.
- 대표자가 방문하면 본인 신분증, 대리인이 방문하면 대리인의 신분증과 위임장을 준비해 관할 등기소에 제출합니다. 현장에서 신청서를 작성할 예정이면 법인인감도장을 가져갑니다.
- 접수번호를 보관하고 보정 안내가 있으면 해당 항목을 수정·제출합니다. 완료 후 등기사항증명서에서 새 주소와 이전일을 대조합니다.
전자표준양식은 작성 후 출력해서 제출하는 서면 신청입니다. 온라인에서 저장하거나 작성번호를 받은 것만으로 접수되지 않으며, 이 방식에는 법인 전자증명서 발급이 선행될 필요가 없습니다.
6. 신청기한과 등기 후 주소 정리
2주는 임대차계약 체결일이나 이사회 결의일이 아니라 실제 본점 이전일을 기준으로 합니다. 이전일과 결의일이 다르면 신청서에도 실제 사실관계를 구분해 적습니다. 법정 기한 내 등기신청을 게을리하면 상법상 500만 원 이하의 과태료 대상이 될 수 있으며, 지연했다고 항상 같은 금액이 부과되는 것은 아닙니다. 상법 제182조 · 제317조 · 제635조
등기가 끝나면 사업자등록 정정 → 해당 업종의 등록 변경 → 거래기관 주소 정리 순으로 이어가면 됩니다. 다만 업종별 변경신고 기한이 등기 완료일부터 새로 시작되는 것은 아니므로, 제출 자료 준비는 등기와 함께 진행합니다.
은행·공제조합·보증기관·입찰 시스템과 주요 거래처에도 변경 주소를 반영하고, 신청서·결의서류·납부증빙·완료 후 등기사항증명서를 함께 보관합니다.