먼저 요약하면
나무의사는 직접 진료한 내용을 진료부에 적고 서명해야 합니다. 나무병원이 수목진료에 농약을 사용하려면 나무의사의 처방전을 받아 처방에 따라 사용해야 합니다. 견적서·작업일지·사진대지만으로 이 기록을 대신할 수는 없습니다.
진료부는 진료일부터 5년, 처방전 부본은 발급일부터 5년간 보관합니다. 처방전의 유효기간과 농약 처방일수는 원칙적으로 각각 30일 이내입니다. 진단서는 수목의 상태와 진단 결과를 증명하는 서류로, 농약 사용을 지시하는 처방전과 구분합니다.
현재 시행규칙의 서식 번호는 진료부 제10호의17, 처방전 제10호의18, 진단서 제10호의19입니다. 예전에 내려받은 서식이라면 번호뿐 아니라 현행 필수 항목이 모두 들어 있는지도 비교해야 합니다.
처리 순서
1. 진료한 나무를 다시 찾을 수 있도록 표시합니다
접수할 때 소유자 또는 관리자의 성명·전화번호와 수목 소재지를 기록합니다. 수종, 수량 또는 면적, 식재연도 또는 수령을 적고 현장 도면·수목번호·사진을 연결합니다. 아파트 전체 주소만 적는 것보다 ‘OOO동 동쪽 화단, 수목번호 03’처럼 구분하면 후속 진료와 처방 이행을 관리하기 쉽습니다.
처방전에는 수고와 흉고직경, 햇빛 조건·토양 견밀도·산도·습도·관리사항 등 생육환경 항목도 들어갑니다. 나무마다 상태가 다르다면 건강한 나무의 측정값이나 다른 구역의 상태를 그대로 옮기지 않습니다. 측정값과 진단 결과는 나무의사가 실제 조사·진료한 내용으로 작성합니다.
원경 사진은 위치와 주변 환경을, 근경 사진은 잎·줄기·수간·뿌리 등의 피해를 설명하도록 남깁니다. 현행 진료부·진단서 서식에는 피해사진 첨부란이 있습니다. 내부 수목번호와 사진 파일명을 맞추는 것은 법정 항목을 빠뜨리지 않으면서 기록을 다시 찾기 위한 관리 방법입니다.
2. 진료부는 실제 진료 내용과 함께 작성합니다
진료부에는 진료일자, 소유자·관리자 정보, 수목 정보, 수목의 상태, 진단 결과와 처방·처치 등 치료방법을 적습니다. 상태는 잎, 줄기 및 수간, 뿌리로 나누어 기록하면 관찰 근거와 진단 결과를 구분하기 좋습니다. 진단명만 쓰고 관찰 내용이나 실제 처치를 비워 두지 않습니다.
농약을 처방하거나 사용하는 치료라면 농약의 명칭, 용법, 용량과 처방일수를 함께 기재해야 합니다. ‘방제 1회’ 같은 작업량만으로 처방 내용을 대신하지 않습니다. 구체적인 약제와 사용량은 실제 진료한 나무의사가 정합니다.
진료부 작성 의무자는 나무의사이고, 직접 진료한 내용에 서명해야 합니다. 현행 진료부 서식의 인쇄된 칸만 채우고 서명을 빠뜨리지 않도록 작성자와 서명란을 함께 관리합니다. 나무의사가 여러 명인 병원에서는 어느 사람이 언제 진료했는지 기록에서 구분되어야 합니다.
3. 농약을 사용할 때에는 처방전을 연결합니다
나무병원이 농약을 사용하는 경우에는 나무의사의 처방전을 받아 그 내용에 따라 사용해야 합니다. 같은 병원 소속 나무의사가 진료했다는 이유로 처방전 작성이 면제되는 것은 아닙니다. 작업 담당자에게 해당 수목과 처방전, 용법·용량·기간을 함께 전달합니다.
처방전에는 진료일, 발급일, 유효기간, 소유자·관리자 정보, 수목과 생육환경, 수목 상태·진단 결과, 농약 명칭·용법·용량·처방일수를 적습니다. 나무병원 명칭·등록번호·주소·전화번호, 나무의사 성명·자격번호와 서명 또는 날인도 필요합니다.
유효기간과 농약 처방일수는 원칙적으로 30일 이내입니다. 병해충 예방을 목적으로 같은 농약을 반복 사용하는 경우에는 시행규칙이 정한 별도 고시의 범위에서 기간을 달리 정할 수 있지만, 연간 관리계약이라는 이유만으로 1년짜리 처방전이 자동으로 허용되지는 않습니다. 일반 처방은 30일 기준으로 관리하고 예외를 적용할 때에는 해당 예방 목적과 고시 요건을 처방 기록에 남깁니다.
사용 전에 처방전의 대상 수목과 유효기간을 작업계획에 맞춥니다. 농약의 이름·사용방법·용량 등에 의문이 생기면 발급한 나무의사에게 질의하고 설명을 받아 처리합니다. 처방 변경이 필요하면 작업 전에 발급한 나무의사와 변경 내용을 정리합니다.
4. 여러 나무를 한 서류에 적을 수 있는 범위를 구분합니다
처방전·진단서·증명서는 개별 수목 단위 발급이 원칙입니다. 다만 집단으로 서식하는 수목이 다음 세 조건을 모두 충족하면 하나의 서류로 일괄 발급할 수 있습니다.
- 병해충의 피해 확산을 막거나 예방할 필요가 있을 것
- 같은 수종일 것. 다만 가뭄·습해 등 비생물적 피해의 경우 이 조건은 예외
- 수목의 상태가 같거나 처방·처치 등 치료방법이 같을 것
같은 단지 안에 있거나 계약서가 한 장이라는 이유만으로 모든 나무를 한 처방전에 묶을 수는 없습니다. 같은 수종이어도 피해 상태와 필요한 처방이 달라지면 구분합니다. 집단 발급을 할 때에는 대상 구역, 수종, 수량·면적과 해당 조건을 기록에 남겨 어느 나무까지 포함되는지 알 수 있게 합니다.
5. 진단서 발급과 처방전 발급을 구분합니다
진단서는 진단일자, 소유자·관리자, 수목 정보, 잎·줄기 및 수간·뿌리의 상태와 진단 결과를 적습니다. 발급일, 병원 정보, 나무의사 성명·자격번호 및 서명 또는 날인을 갖추고 서식의 피해사진도 첨부합니다. 발주처가 요구하는 별도 보고서가 있어도 진단서를 그 형식으로 자동 대체하지 않습니다.
원칙적으로 직접 진료하지 않은 수목의 처방전·진단서·증명서를 발급할 수 없습니다. 직접 진료한 나무의사가 부득이한 사유로 발급할 수 없다면 같은 나무병원의 다른 나무의사가 진료부 등에 근거해 진단서·증명서를 발급할 수 있는 예외가 있습니다. 이 예외를 처방전까지 넓혀 적용하지 않습니다.
직접 진료한 수목의 소유자·관리자가 처방전 등을 요구하면 정당한 사유 없이 거부할 수 없습니다. 발급일과 받는 사람, 발급한 서류의 종류를 기록해 두면 재발급이나 내용 질의에 대응하기 쉽습니다. 실제 관찰하지 않은 원인이나 책임 소재를 확정적으로 추가하지 않습니다.
6. 보관기간과 개인정보를 함께 관리합니다
| 기록 | 법정 보관 기준 |
|---|---|
| 진료부 | 진료일부터 5년 |
| 처방전 부본 | 발급일부터 5년 |
진단서 사본에도 위 조항의 ‘5년’을 일괄 적용하는 것은 아닙니다. 다만 병원의 발급 이력 관리와 후속 진료를 위해 발급본·첨부사진을 진료기록과 연결해 보관하는 것이 실무에 도움이 됩니다. 이는 진료부·처방전의 법정 보관기간과 구분한 관리 방법입니다.
종이기록은 환기·습기와 분실을 고려해 보관하고, 전자파일은 접근 담당자를 정해 백업합니다. 종이 원본을 스캔했다는 이유만으로 곧바로 폐기하지 않습니다. 사진·처방전·진료부의 이름을 같은 수목번호와 날짜로 맞추면 직원이 바뀌어도 기록을 찾을 수 있습니다. 기록은 진료·보관 업무를 맡은 담당자가 관리합니다.
사례
OOO 아파트의 같은 구역 소나무에 동일한 병해충 피해가 발생했다면 나무의사는 집단 발급 조건을 적용할 수 있는지 판단하고 수량·구역을 특정합니다. 다른 수종이나 다른 피해 상태의 나무까지 편의상 함께 넣지는 않습니다.
작년 처방전을 가지고 올해 같은 시기에 방제하려는 경우에도 연간 계약의 연장과 처방전의 유효기간은 별개입니다. 올해 대상 수목과 진료·처방을 연결해 작업해야 합니다. 담당 나무의사가 바뀌면 후속 진료·처방의 발급 주체와 기존 기록을 구분해 이어갑니다.
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