직원을 채용하고 인건비를 지급할 때, 계약·보험·세금 신고

먼저 요약하면

직원을 채용하면 근로계약서 작성·교부 → 가입 대상 보험의 취득 신고 → 급여 계산과 임금명세서 교부 → 원천세·지급명세서 제출 순서로 처리합니다. 현장에서 며칠 일한 사람도 근로자라면 계약서와 임금명세서를 줍니다. 일당을 지급했다는 이유만으로 모두 같은 일용근로 신고를 하는 것은 아닙니다.

세금 신고와 보험 신고는 기준이 다릅니다. 특히 일용근로소득 지급명세서는 급여를 지급한 달을 기준으로 다음 달 말일, 고용보험 근로내용확인신고는 일한 달을 기준으로 다음 달 15일까지입니다. 상용근로자의 간이지급명세서는 2026년까지 반기별이고, 2027년 1월 지급분부터 월별로 바뀝니다.

처리 순서

1. 근무 형태를 정하고 근로계약서를 나눠 가집니다

회사에서 작업 장소·시간을 정하고 지휘·감독하면서 노무를 제공받는다면 근로관계에 해당할 수 있습니다. 계약서 제목을 용역계약서로 쓰거나 급여에서 3.3%를 뗐다는 사실만으로 독립 사업자가 되는 것은 아닙니다. 사무직 직원, 현장 상용직, 건설일용직, 독립적으로 일을 맡는 외주업체를 실제 업무 방식에 맞게 구분합니다.

근로계약에는 다음 내용을 구체적으로 적습니다.

• 근로 시작일, 기간을 정했다면 종료일, 근무 장소와 담당 업무
• 하루·일주일의 소정근로시간, 출퇴근 시각과 휴게시간
• 근무일, 주휴일 등 휴일과 연차유급휴가
• 기본급·수당 등 임금 구성, 계산방법, 지급일과 지급방법

단시간근로자는 근로일별 근로시간도 적습니다. 계약 체결 때 회사와 직원이 서명한 서면을 직원에게 교부하며, 전자문서도 가능합니다. 휴일·연차·가산수당의 적용은 사업장 규모와 근로시간 등에 따라 달라지므로, 일급 하나에 무엇이 포함돼 있는지 불분명하게 두지 않는 편이 좋습니다.

2026년 최저임금은 시간당 10,320원입니다. 주 40시간에 유급 주휴시간을 포함한 월 209시간을 적용하는 경우 월 환산액은 2,156,880원입니다. 이 월 금액을 모든 단시간근로자나 일용근로자에게 일률적으로 적용하는 것은 아니며, 해당 근로시간과 최저임금에 산입되는 임금 항목으로 계산합니다.

2. 회사의 보험 사업장 등록과 직원의 취득 신고를 처리합니다

처음 직원을 고용해 보험관계가 성립하는 회사는 사업장 성립·적용 신고와 직원 취득 신고를 함께 준비합니다. 이미 사업장 등록이 돼 있다면 새 직원의 인적사항, 입사일, 월 보수, 근로시간을 정리해 취득 신고를 합니다. 일반적인 공통 신고는 4대사회보험 정보연계센터를 이용할 수 있습니다.

건강보험 취득·변동 신고는 해당일부터 14일 이내, 국민연금과 고용보험의 취득 신고는 원칙적으로 해당 월의 다음 달 15일까지입니다. 한 번에 신고할 때는 짧은 기한인 건강보험에 맞춰 처리하면 편합니다. 신고를 늦게 해도 가입일이 늦춰지는 것은 아닙니다.

일용근로자의 보험 가입은 보험마다 따로 판단합니다. 예를 들어 국민연금의 건설일용근로자는 1개월 이상 일하면서 월 8일 이상 또는 월 소득 220만원 이상인 경우 가입 대상이 됩니다. 2025년 7월부터는 같은 사업주의 여러 건설현장 근로일수·소득을 합산하는 기준도 적용됩니다. 현장마다 8일 미만이라는 사실만으로 국민연금 대상에서 빠지는 것은 아닙니다. 2025년 7월부터 1개월 판단도 달력월 기준으로 바뀌어, 예를 들어 7월 10일 근로를 시작했다면 7월 31일을 기준으로 그달 가입요건을 판단합니다. 이 기준을 건강보험이나 고용보험에 그대로 옮겨 적용하지 않습니다.

건설현장은 본사 사업장과 현장 사업장 관리가 나뉘고 원도급·하도급 관계에 따른 보험 처리가 있으므로, 직원 자료에 현장명과 현장 관리번호도 함께 기록합니다. 고용·산재보험의 현장 성립과 퇴직공제 업무는 공사별 신고와 연결해 관리합니다.

3. 출근 기록으로 급여를 계산하고 임금명세서를 교부합니다

현장에서는 작업일, 시작·종료 시각, 휴게시간, 연장·야간·휴일근로, 결근·휴가를 기록합니다. 이 자료로 기본급과 각 수당을 계산하고 근로자 부담 보험료, 소득세, 지방소득세 등 공제 내역을 구분합니다. 임금대장에는 회사가 실제 지급한 내역을 남깁니다.

급여 지급 때 주는 임금명세서에는 직원 식별정보, 지급일, 지급총액, 기본급·수당 등 항목별 금액, 공제 항목별 금액을 적습니다. 근로일수나 시간에 따라 금액이 달라지는 항목은 계산방법과 해당 시간·일수도 표시합니다. 종이, 이메일 등 서면·전자문서로 교부할 수 있습니다. 통장에 실수령액만 입금한 것으로 명세서 교부를 대신하지는 않습니다.

상용근로자의 소득세는 근로소득 간이세액표 등에 따라 계산합니다. 세법상 일용근로소득에 해당한다면 1일 과세 급여에서 15만원을 뺀 금액에 6%를 적용하고, 산출세액의 55%를 근로소득세액공제로 공제합니다. 비과세 급여, 소액부징수, 원 단위 처리도 적용되므로 급여 프로그램의 일용 계산식을 사용합니다. 여러 날의 급여를 한꺼번에 지급할 때는 소액부징수도 지급 시점에 합산한 원천징수세액으로 판단합니다.

4. 원천세와 지방소득세를 각각 신고·납부합니다

급여에서 원천징수한 소득세는 원칙적으로 지급한 달의 다음 달 10일까지 홈택스에서 원천세 신고와 납부를 합니다. 이에 따른 지방소득세 특별징수분도 같은 기한에 지방자치단체에 신고·납부하며 위택스를 이용할 수 있습니다. 국세만 납부하고 지방세를 빠뜨리지 않도록 두 납부 결과를 함께 보관합니다.

반기별 납부 승인을 받은 회사는 상반기 원천징수분을 7월 10일, 하반기분을 다음 해 1월 10일까지 납부하는 방식이 적용됩니다. 반기납부 승인이 지급명세서까지 반기 제출로 바꾸는 것은 아닙니다. 지급명세서는 아래의 소득 종류별 제출 주기를 따릅니다.

5. 세무서 자료와 보험공단 자료를 각각 제출합니다

세법상 일반적인 일용근로자는 일급·시급을 받으면서 동일 고용주에게 계속 고용된 기간이 3개월 미만인 경우를 말합니다. 건설공사 종사자는 1년 기준을 적용하지만, 현장 감독 등 법령상 제외 직무가 있어 건설현장에서 일하면 모두 1년간 일용이라는 뜻은 아닙니다. 처음부터 상용으로 계약한 직원이나 고정 월급을 받는 직원도 일용으로 일괄 신고하지 않습니다.

고용보험에서 말하는 일용근로자는 1개월 미만 고용되는 사람으로, 위의 소득세 기준과 다릅니다. 국세청의 일용 지급명세서와 공단의 근로내용확인신고는 서로 다른 자료입니다. 연계 제출 기능을 썼다면 두 기관의 접수 결과가 모두 남았는지를 보고, 이미 정상 접수된 자료를 중복 제출하지 않습니다.

일용 급여의 원천징수세액이 0원이어도 지급명세서 제출 대상이면 제출합니다. 상용근로 간이지급명세서를 냈더라도 연말정산 결과를 담는 연간 지급명세서는 별도로 제출합니다.

6. 퇴직과 연말 정산까지 같은 직원 기록으로 마감합니다

퇴직하면 퇴직일, 실제 퇴직 사유, 지급한 보수와 미지급 임금을 정리해 보험 상실 신고에 반영합니다. 임금 등 금품은 원칙적으로 퇴직 후 14일 이내에 청산하며, 특별한 사정이 있는 경우 당사자 합의로 기일을 연장할 수 있습니다. 퇴직급여 대상 여부와 금액도 함께 처리합니다.

상용근로자는 다음 해 2월 급여 지급 때 연말정산을 하고, 중도 퇴직자는 퇴직하는 달의 급여를 지급할 때 정산합니다. 세금 연말정산과 건강보험·고용산재 보수 정산은 각각의 절차입니다. 회사는 근로계약서, 출근 기록, 임금대장, 명세서 교부 내역, 이체 내역과 신고 접수증이 서로 맞도록 관리합니다.

사례

OOO조경이 세법상 일용근로자에게 2026년 9월 작업분 임금을 10월 5일에 지급했다고 가정하겠습니다. 고용보험상으로도 일용 신고 대상이라면 9월 근로내용은 10월 15일까지, 10월 지급한 일용근로소득 자료는 11월 30일까지 제출합니다. 매월 납부하는 회사의 해당 원천세와 지방소득세 납부기한은 11월 10일입니다.

이 직원의 작업일과 입금일을 같은 칸에 적어 두면 신고월이 섞이기 쉽습니다. 출근부에는 실제 작업일, 급여대장에는 귀속월과 지급일을 따로 적으면 세무서·공단 자료를 같은 기록에서 만들 수 있습니다.

연중 제출 일정을 함께 관리하려면 조경 법인의 1년 신고·납부 일정을 이어서 보세요.