먼저 요약하면
- 법인사업자가 부가세 과세 거래의 세금계산서를 발급할 때는 전자세금계산서를 사용합니다. 새로 설립한 소규모 법인도 같습니다. 면세 거래에 쓰는 전자계산서와 구분합니다.
- 거래처 사업자등록 정보, 계약·작업 내역, 공급일, 공급가액과 부가세를 준비합니다. 총액만 보고 세액을 다시 더하거나 대표자 개인 명의로 잘못 발급하지 않는 것이 첫 단계입니다.
- 홈택스에서 거래 내용을 입력한 뒤 전자서명과 발급 완료까지 진행합니다. 임시저장이나 화면 출력만으로는 발급이 끝나지 않습니다.
- 홈택스 발급분은 국세청에 자동 전송됩니다. 발급이 끝나도 부가세 신고·납부는 신고기간에 별도로 합니다.
이 글은 국내에서 부가세가 과세되는 조경공사·관리용역을 공급하는 법인의 첫 발급을 기준으로 설명합니다. 계약 전체 또는 일부가 면세인지 판단하는 문제와 발급 화면에 내용을 입력하는 문제는 구분합니다.
처리 순서
1. 거래를 한 회사와 발급할 회사부터 맞춥니다
세금계산서를 발급하는 쪽은 실제 공사·용역을 공급한 회사입니다. 받는 쪽도 실제 공급받은 거래상대방의 사업자등록번호를 사용합니다. 계약한 회사와 입금자 이름이 다르다는 이유만으로 입금자에게 발급하지 않습니다.
거래처에서 사업자등록증 사본 또는 등록사항을 받아 상호, 등록번호, 주소, 업태·종목을 정리합니다. 아파트 관리사무소와 거래한다면 계약 상대방의 사업자등록번호 또는 고유번호가 무엇인지 계약·발주 자료와 맞춥니다. 관리소장 개인의 이름이나 주민등록번호로 임의 발급하지 않습니다.
우리 회사의 주소·대표자가 변경됐다면 사업자등록 정정 내용을 반영해 사용합니다. 거래처 이메일은 발급 내용을 전달할 연락처이므로 담당 부서 주소를 받으면 이후 재전송이 줄어듭니다. 이메일 주소가 없는 매입자는 국세청 발급 시스템을 수신함으로 보는 규정이 있으므로, 이메일을 열어 보지 않았다는 사실만으로 발급이 취소되지는 않습니다.
2. 발급용 인증수단과 계정을 준비합니다
국세청 홈택스의 전자세금계산서 발급은 무료입니다. 법인 사업자로 이용할 계정과 전자서명 수단을 준비합니다. 국세청은 사업자범용·전자세금계산서용·ASP용 공동인증서를 안내하고 있습니다. ASP용은 해당 발급대행 서비스를 사용하는 경우이므로, 홈택스에서 사용할 때에는 그 서비스에 맞는 인증서를 선택합니다.
홈택스 로그인에 성공한 것과 전자세금계산서에 서명할 수 있는 것은 같은 뜻이 아닙니다. 직원이 작업한다면 해당 법인의 발급 업무 권한과 인증수단을 갖추어야 합니다. 대표 개인의 다른 사업장으로 로그인한 상태에서 작성하지 않도록 발급 화면의 공급자 사업자등록번호를 먼저 봅니다.
공동인증서 발급이 어려운 경우에는 세무서에서 발급받은 전자세금계산서용 보안카드를 이용할 수 있습니다. 손택스에는 생체인증을 이용하는 발급 방식도 있습니다. 인터넷 사용이 어려우면 거래계약서·거래명세표·입금증 등 실제 거래 자료를 갖춰 가까운 세무서에 대리발급을 신청하는 방법이 있습니다.
3. 작성일자와 금액을 계약·작업 자료에서 정합니다
작성일자는 세무상 공급시기에 맞춥니다. 실제로 버튼을 누르는 날이나 돈을 받은 날을 무조건 입력하는 칸이 아닙니다. 단발성 작업 완료, 기성금, 계속적인 관리용역은 공급시기 판단이 달라질 수 있습니다. 계약서와 완료·기성 자료를 함께 놓고 날짜를 정합니다.
발급 전에 다음 내용을 한 장으로 모아 두면 입력이 간단해집니다.
- 거래처 등록번호와 상호, 담당자 이메일.
- 계약명·현장명, 작업기간, 공급일과 그 근거 자료.
- 이번에 발급할 공급가액, 부가세, 합계액.
- 이미 발급한 선급금·기성금이 있는지와 남은 금액.
- 실제 입금 여부와 입금일, 이번 발급이 전체 대금인지 일부 대금인지.
국내 10% 과세 거래에서 공급가액 100만 원, 부가세 10만 원이면 합계 110만 원입니다. 계약서에 ‘110만 원, 부가세 포함’이라고 적었다면 110만 원에 다시 10%를 더하지 않습니다. 여러 품목이나 원 단위 금액은 품목별 계산과 합계가 맞도록 정리합니다. 면세·영세율 거래에 이 계산을 그대로 적용하지 않습니다.
4. 건별발급 화면에 내용을 입력합니다
홈택스의 전자(세금)계산서 발급 메뉴에서 건별발급으로 이동합니다. 메뉴를 찾기 어렵다면 홈택스 메뉴 검색에서 ‘전자세금계산서 건별발급’을 찾습니다. 과세 거래는 ‘세금계산서’를 선택하고, 면세 거래용 ‘계산서’를 선택하지 않습니다.
- 공급자에 표시된 우리 법인의 정보가 맞는지 봅니다.
- 공급받는 자의 등록번호를 입력하고 거래처 정보를 채웁니다.
- 공급시기에 따른 작성일자를 입력합니다.
- 품목·규격·수량·단가 또는 공급가액·세액을 입력합니다. 품목은 ‘OOO아파트 9월 조경관리비’, ‘OOO현장 식재공사 1차 기성금’처럼 거래를 구분할 수 있게 적습니다.
- 이메일, 합계액, 청구·영수 구분을 살핀 뒤 발급 전 내용을 검토합니다.
대금을 아직 받지 않았다면 ‘청구’, 이미 받았다면 ‘영수’를 선택하는 방식으로 정리합니다. 청구·영수 선택이 공급시기를 바꾸거나 미수금을 없애는 것은 아닙니다. 세금계산서를 발급했다는 사실만으로 입금까지 완료된 것으로 회계 장부에 처리하지 않습니다.
5. 전자서명 후 발급·전송 결과를 남깁니다
최종 발급 단계에서 전자서명을 하고 발급 완료 결과를 받습니다. 승인번호, 작성일자, 거래처, 공급가액·세액을 조회 화면에서 다시 대조합니다. 파일을 저장했거나 이메일 초안을 만들었어도 전자서명·발급이 완료되지 않았다면 정식 전자세금계산서가 아닙니다.
홈택스 발급은 매입자 이메일 발송과 국세청 전송이 자동으로 이루어져 별도 전송 작업이 필요 없습니다. ERP·발급대행 사이트를 이용한 경우에는 발급일 다음 날까지 국세청 전송이 이루어졌는지 해당 서비스의 결과를 관리합니다. 다른 사이트 발급분도 국세청에 전송되면 홈택스에서 조회할 수 있습니다.
이메일을 잘못 입력했지만 거래처·금액·작성일자 등은 맞다면 먼저 발급 내역에서 이메일을 다시 전달하는 업무로 처리합니다. 이메일 문제를 해결하려고 같은 거래를 한 번 더 신규 발급하면 중복 매출 자료가 생길 수 있습니다. 이미 발급한 세금계산서의 법정 기재사항이 틀렸다면 수정세금계산서 절차를 사용합니다.
6. 증빙과 부가세 신고 자료를 연결합니다
공사계약서, 변경합의서, 작업·준공 자료, 기성청구서, 입금 내역을 발급 건과 연결해 보관합니다. 전자세금계산서가 국세청에 전송되어도 계약 조건과 실제 작업을 설명하는 자료까지 없어지는 것은 아닙니다.
부가세 신고 때는 해당 신고기간의 매출·매입 자료와 장부를 맞춥니다. 발급 성공, 전송 성공, 신고서 제출, 세액 납부는 서로 다른 완료 상태입니다. 세무대리인에게 맡긴 경우에는 새 발급분뿐 아니라 수정·취소된 내역도 전달합니다.
사례
OOO조경 주식회사가 OOO아파트의 관리 작업을 완료했고, 이번 거래의 공급일을 9월 30일로 판단했다고 가정합니다. 계약금액은 부가세 포함 110만 원이고 대금은 아직 받지 않았습니다.
- 공급자는 OOO조경 주식회사, 공급받는 자는 계약 상대방의 등록번호로 입력합니다.
- 작성일자는 9월 30일, 공급가액 100만 원, 부가세 10만 원, 합계 110만 원입니다.
- 품목에 작업 대상과 월을 적고 ‘청구’로 발급합니다.
- 이후 10월에 입금되어도 같은 거래를 ‘영수’로 다시 신규 발급하지 않습니다. 입금 내역을 기존 청구 건에 연결합니다.
이 사례의 날짜는 공급시기가 이미 정해졌다는 가정입니다. 실제 기성·관리계약의 날짜 판단은 기성금·준공금·월 관리비의 발급 시기, 잘못 입력한 경우는 수정세금계산서 처리에서 이어집니다.